La nouvelle réglementation sur la protection des données ou RGPD a été appliquée depuis le 25 mai 2018. Pour les entreprises, le respect de cette nouvelle réglementation nécessitera diverses procédures, dont l’utilisation du logiciel RGPD. Il est vraiment nécessaire de détenir un logiciel RGPD pour de nombreuses raisons. Aujourd’hui, il existe une variété de logiciels et d’outils qui peuvent vous aider à vous mettre en conformité. En choisissant le logiciel RGPD, la structure impliquée dans cette nouvelle réglementation bénéficiera de nombreux avantages, améliorant ainsi la sécurité des données personnelles.
Comment se mettre en conformité au RGPD ?
Afin de se conformer au RGPD, toute entreprise européenne doit au préalable désigner son délégué à la protection des données ou DPO pour assurer la conformité de l’entreprise. Il doit également répertorier les opérations de traitement des données dans le registre et indiquer chaque responsable. Il doit également y figurer la finalité de chaque traitement, le temps de conservation de ces données ainsi que leur cheminement afin de faciliter la traçabilité des informations.
Cette nouvelle loi oblige également l’entreprise à décider de la première action à entreprendre pour respecter la vie privée des personnes. Une autre obligation consiste à analyser l’impact sur la protection des données de chaque opération de traitement pour identifier les risques de sécurité et de non-conformité. Ensuite, plusieurs méthodes qualitatives sont nécessaires, à savoir la méthode Privacy by design, l’activation de programmes de sensibilisation et de formation internes ainsi que l’intégration de moyens techniques pour assurer la confidentialité des données. Enfin, il est important de fournir la preuve de conformité.
Pourquoi utiliser un logiciel registre RGPD ?
Le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2019 et oblige les entreprises et les institutions à prendre des mesures pour assurer la protection des données personnelles. Par conséquent, l’utilisation du logiciel registre RGPD semble indispensable et doit être choisie avec soin pour profiter pleinement de ses différents avantages.
Pour faciliter la tenue du registre de traitements des données
Afin de se conformer au RGPD et de prouver cette conformité, les entreprises et les institutions publiques doivent disposer d’un registre de traitement des données personnelles. Ce registre peut être exigé par l’autorité de réglementation du pays pour garantir que tous les participants concernés se conforment au RGPD. En France, la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL) s’est acquittée de cette tâche et peut demander la tenue de ce registre. L’utilisation d’un logiciel RGPD permet de tenir facilement et efficacement ce registre et permet d’atteindre les objectifs suivants :
- Identification des irrégularités de traitement
- Consultation de l’historique des modifications.
Pour centraliser la gestion des données
Les données traitées par l’entreprise sont très importantes. Cela signifie que les droits et libertés des personnes sont exposés à des risques plus importants. La limitation de ces risques fait partie des raisons pour lesquelles l’utilisation d’un logiciel RGPD est nécessaire, car il permet une gestion centralisée des données à traiter.
Avec cette solution, vous pouvez mener des recherches sur l’impact des différents types de données traitées par l’entreprise à des fins diverses, sur la vie privée du personnel concerné, et avoir une idée assez précise des informations concernant le responsable de traitement (coordonnées, contact, etc.), un historique précis des mesures de sécurité mises en œuvre.
Un outil indispensable pour le DPO
En raison de ses fonctions, le logiciel RGPD permet au DPO et aux responsables du traitement de comprendre rapidement l’état du traitement des données. En effet, cet outil leur permet de contrôler les données saisies dans les différentes applications de l’entreprise et de détecter les éventuelles données sensibles dont le RGPD interdit son traitement.
